(1) இது விற்பனையாளரால் தயாரிக்கப்பட்டு, வாங்குபவருக்கு அளிக்கப்படும் அறிக்கை.
(2) இதில் சரக்குகளின் அளவு, விலை, மதிப்பு, முதலியவற்றின் விவரங்கள், அளித்த தள்ளுபடி, மற்றும் வாங்குபவர் இறுதியாகச் செலுத்த வேண்டிய நிகரத் தொகை ஆகியவை இடம்பெற்றிருக்கும்.    

உரிமையாளர் தன் சொந்த உபயோகத்திற்கு ரொக்கம் மற்றும் சரக்கினை எடுத்துக்கொள்வது எடுப்பாகும். இது முதல் தொகையில் கழிக்க வேண்டும். 

அ. வருவாய்:
வருவாய் என்பது சரக்கை விற்றதன் மூலம் பெற்ற தொகை, ஈட்டிய வட்டி, இலாப ஈவு, கழிவு, இதர வகையாப் பெற வேண்டிய மற்றும் பெற்ற தொகையினைக் குறிக்கும்.
ஆ. செலவுகள்:
பொருளை உற்பத்தி செய்வதற்கோ அல்லது பண்டங்கள் மற்றும் பணியினை விற்பனை செய்யும் நிலைக்கு கொண்டு வருவதற்காக செலவிட்ட தொகையினைச் செலவு என்கிறோம். 

சரக்கை விற்கும் பொழுது விற்பவர் ஒரு அறிக்கை போன்ற சீட்டைத் தயாரித்து வாங்குநரிடம் அளிப்பார் இதில் பற்றிய விவரம், அளவு, விலை, எடை, குறியீடு, மொத்தம் செலுத்த வேண்டிய தொகை, அளித்த தள்ளுபடி, நிகரமாக செலுத்த வேண்டிய தொகை போன்ற விவரங்கள் அடங்கியிருக்கும். இவ்வறிக்கையே இடாப்பு எனப்படுகிறது.       

மீண்டும் விற்கும் நோக்குடன் வணிகத்தில் கையாளப்படும் பொருட்கள், பண்டங்கள் சரக்குகள் எனப்படும்.
எ.கா.: அறைகலன் வியாபாரம் செய்பவருக்கு அறைகலன் ஒரு சரக்காகும்.

உரிமையாளரால் வணகித்தில் முதலீடு செய்த தொகை முதலீடு எனப்படும்.
இத்தொகை இலாபம் ஈட்டும் பொழுதும், கூடுதல் முதலீடு செய்யும் பொழுதும் அதிகரிக்கும் மாறாக நட்டம் ஏற்படும் பொழுதும் எடுப்பு செய்யும் பொழுதும் இத்தொகை குறையும்.

இரு நபர்களுக்கிடையே அல்லது இருகணக்குகளுக்கு இடையே நடைபெறும் பணம், பொருள், பணி, மாற்றத்தை விளைவிக்கக் கூடிய எந்த ஒரு செயலும் நடவடிக்கை எனப்படும்.

பொதுவான பயன்பாட்டிற்காக கணக்கியலில் கீழ்கண்ட மூன்று அடிப்படைகள் உள்ளன.
அ. ரொக்க அடிப்படை
ஆ. நிகழ்வு அடிப்படை அல்லது வணிக அடிப்படை
இ. கலப்பு அல்லது கலப்பின் அடிப்படை.

நடவடிக்கைகளை இனம் கண்டு குறிப்பேட்டில் பதிவு செய்தல்.
எடுத்தெழுதுதல் மற்றும் இருப்புக் கட்டுதல்.
இருப்பாய்வு தயாரித்தல்
வியாபாரக் கணக்கு தயாரித்தல்.
இலாபநட்டக் கணக்கு தயாரித்தல்
இருப்பு நிலைக்குறிப்பு தயாரித்தல்.

அமெரிக்க பொதுக் கணக்காளர் சான்று நிறுவனம் கணக்கியலுக்கு பின்வருமாறு வரைவிலக்கணம் தருகிறது.
"கணக்கியல் என்பது குறைந்தபட்சம் ஒரு பகுதியாவது நிதியில் தன்மை கொண்ட மற்றும் பணத்தால் மதிப்பிடக்கூடிய நடவடிக்கைகள் மற்றும் நிகழ்வுகளை, முறையாகபதியும், வகைப்படுத்தும், சுருக்கக்கூறும் மற்றும் அதன் விளைவுகளை தெரிவிக்கும் ஒரு கலையாகும்."
அமெரிக்க கணக்கியில் கழகத்தின் கூற்றின்படி, " கணக்கியல் என்பது பொருளாதார தகவல்களைக் கண்டறிந்து அளவிட்டு, தகவல் தெரிவிக்கக்கூடிய ஒரு செயல்பாடாகும். இதன் மூலம், தகவல்களைப் பயன்படுத்துவோர் தக்க தீர்வு காண்பதற்கும் மற்றும் முடிவெடுப்பதற்கும் வகை செய்கிறது."