1. கணக்குகள் ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்திற்கு தயாரிப்பதை இக்கருத்துக்கு குறிக்கிறது.
2. உரிமையாளர்கள், முதலீட்டாளர்கள், கடனீந்தோர், பணியாளர்கள் மற்றும் அரசு ஆகியோர் அவ்வபோது நிறுவனங்களின் செயல்திறனை அறிந்து கொள்ள ஆர்வம் கொள்வதால் கணக்குகள் ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்திற்கு பொதுவாக ஒரு ஆண்டிற்கு தயாரிக்கப்பட வேண்டும்.
3. இக்கருத்து, உரிமையாளர்களுக்கு வணிகத்தின் வருமானத்தை பகிர்ந்தளிக்கவும் மற்றும் வெவ்வேறு காலங்களில் நிறுவனத்திறனை ஒப்பிட்டு பார்க்கவும், மதிப்பீடு செய்யவும் உதவுகிறது.

சரக்கை விற்கும் பொழுது விற்பவர் ஒரு அறிக்கை போன்ற சீட்டைத் தயாரித்து வாங்குநரிடம் அளிப்பார் இதில் பற்றிய விவரம், அளவு, விலை, எடை, குறியீடு, மொத்தம் செலுத்த வேண்டிய தொகை, அளித்த தள்ளுபடி, நிகரமாக செலுத்த வேண்டிய தொகை போன்ற விவரங்கள் அடங்கியிருக்கும். இவ்வறிக்கையே இடாப்பு எனப்படுகிறது.       

வியாபாரக் கணக்கு தயாரிப்பதன் நோக்கங்கள்
(i) மொத்த இலாபம் அல்லது மொத்த நட்டம் பற்றிய தகவல்களைத் தருகிறது
(ii) வரக்கூடிய நட்டங்களிலிருந்து பாதுகாப்பு அளிக்கிறது.
(iii) நேரடிச் செலவுகள் மற்றும் நேரடி வருமானங்கள் பற்றிய தகவல்களைத் தருகிறது.

(i) கணினிமயக் கணக்கியல் முறை என்பது, கணினியை பயன்படுத்தி கணக்குகளைப் பராமரிக்கும் முறை ஆகும்.
(ii) இது, கணக்கேடுகள் பாராமரிப்பு மற்றும் அறிக்கைகள் தயாரிப்பதற்கு ஏற்ப கணக்கியல் நடவடிக்கைகளை, வன்பொருள் மற்றும் மென்பொருள் கொண்டு செயல்முறைக்குள்ளாகுபடுவதை உள்ளடக்கியதாகும். 

(i) ஆண்டுத் தொகை தேய்மானம் கணக்கிடும் போது சொத்தின் ஆரம்ப அடக்கவிலை மட்டுமல்லாமல் முதலீடுகளிலிருந்து பெறப்படும் வட்டியும் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ளப்படுகிறது.
(ii) தொடர்புடைய நிலைச் சொத்தில் முதலீடு செய்யாமல் வேறு ஏதாவது சொத்தில் முதலீடு செய்திருந்தால் குறிப்பிட்ட வட்டி பெறப்பட்டிருக்கும் என்ற கருத்தின் அடிப்படையில் வட்டியானது கருத்தில் எடுத்துக்கொள்ளப்படுகிறது.
(iii) தேய்மானத் தொகையை கணக்கிட ஆண்டுத்தொகை காரணி பயன்படுத்தப்படுகிறது.
(iv) தேய்மானத் தொகை- ஆண்டுத் தொகை காரணி x  சொத்தின் ஆரம்ப அடக்க விலை.

1. கொள்முதல் ஏடு 
2. கொள்முதல் திருப்ப ஏடு 
3. விற்பனை ஏடு 
4. விற்பனைத் திருப்ப ஏடு 

1. குறிப்பேடு என்பது ஒரு தோற்றப்பதிவேடு. இதில் வணிக நடவடிக்கைகள் நாள் வரிசையில் பதிவுச் செய்யப்படுகின்றன. அதாவது, நடவடிக்கைகள் நிகழ்ந்த கால வரிசையில் பதியப்படுகின்றன.
2. நடவடிக்கைகள் முதன் முதலில் குறிபற்றில் தான் மதியப்படுகின்றன. குறிப்பேட்டில் பதிவு செய்வதற்கு ஆதார ஆவணங்கள் அடிப்படையாக உள்ளன.
3. நடவடிக்கைகளை குறிப்பேட்டில் பதிவு செய்வதை குறிப்பிட்டு பதிவு என்கிறோம்.குறிப்பேட்டில் நடவடிக்கைகளைப் பதிவு செய்யும் முறையினை குறிப்பேட்டில் பதிவு செய்தல் என்கிறோம்.

(1) குறிப்பிட்ட காலக் கெடுவுக்குள் அல்லது அதற்கு முன்னரோ சரியாக தொகையை திரும்பச் செலுத்தும் நபர்களுக்கு கலங்க கூடிய தள்ளுபடி ரொக்கத் தள்ளுபடி ஆகும்.
(2) கடனீந்தோருக்கு தள்ளுபடி அளித்தது (நட்டம்) என்றும் மற்றும் கடனை திரும்பச் செலுத்தும் கடனாளிக்கு தள்ளுபடி பெற்றது (ஆதாயம்) என்றும் எடுத்துக் கொள்ளப்டுகிறது.

கணக்கியலின் நோக்கங்கள் பின்வருமாறு:
(i) நிதி நடவடிக்கைகள் மற்றும் நிகழ்வுகள் குறித்த முறையான பதிவேடுகளை வைத்திருத்தல்.
(ii) வணிக நிறுவனத்தின் இலாபம் அல்லது நட்டத்தை கண்டறிதல்.
(iii) வணிக நிறுவனத்தின் நிதிநிலை மற்றும் நிலைமை அறிதல்
(iv) பல்வேறு பயனீட்டாளர்களின் தேவைக்கேற்ப தகவல்களை வழங்குதல்.
(v) நிறுவனத்தின் சொத்துக்களைப் பாதுகாத்தல் மற்றும்,
(vi) நிறுவனத்தின் கடன் தீர்க்கும் திறன் மற்றும் நீர்மைத்தன்மையை அறிதல்.    

(i) இருப்புநிலைக் குறிப்பில் சொத்துகளும் பொறுப்புகளும் குழுப்படுத்தப்பட்டு, குறிப்பிட்ட ஒழுங்கில் வரிசைப்படுத்தி காண்பிக்கப்படுகிறது.
(ii) குழுப்படுத்துதல் என்பது ஒரே தன்மையுடைய இனங்களை ஒரு பொதுவான தலைப்பின் கீழ் கொண்டுவருதலாகும். உதாரணமாக, பல்வேறு வாடிக்கையாளர்களிடமிருந்து வரவேண்டிய தொகை 'பற்பல கடனாளிகள்' என்ற தலைப்பின் கீழ் காட்டப்படுகிறது.
(iii) ஒழுங்குபடுத்துதல் என்பது, பல்வேறு சொத்துகள் மற்றும் பொறுப்புகள் தகுந்த ஒழுங்கில் வரிசைப்படுத்தலாகும். ஒழுங்குபடுத்துதல் கீழ்க்கண்ட இரு வழிகளில் ஏதேனும் ஒரு வழியில் செய்யப்படுகிறது.
(அ) நீர்மைத்தன்மை ஒழுங்கு
(ஆ) நிலைத்தன்மை ஒழுங்கு

(i) சரியான இலாபம் அல்லது நட்டம் கண்டறிய 
1. பொருத்துகை கோட்பாட்டின்படி, ஒரு கணக்காண்டில் செய்த செலவுகளை, அந்தக் காலத்தில் ஈட்டிய வருமானத்துடன் பொருத்திப் பார்க்கப்பட வேண்டும்.
2. எனவே, வணிகத்தில் வருமானத்தை பெருக்குவதற்காக சொத்துக்களைப் பயன்படுத்தும் போது, பயன்பாட்டிற்குரிய சொத்தின் அடக்கவிலை அதாவது, பயன்பாடு பெற்றதற்கேற்ப ஏட்டின் மதிப்பில் ஏற்படும் குறைவு, வருவாயுடன் பொருத்திப் பார்க்கப்பட வேண்டும்.
(ii) உண்மையான மற்றும் நியாயமான நிதி நிலையை உணர்த்த
1. நிலைச் சொத்துகளின் மீது தேய்மானம் நீக்கப்படும் போது, நிலைச்  சொத்தின் ஏட்டு மதிப்பு அதன் தேய்மானத் தொகை இருப்புநிலைக் குறிப்பில் காண்பிக்கப்படுகிறது.
2. மீதமுள்ள தொகை அச்சொத்திலிருந்து இன்னும் பெறவேண்டிய பலன்களைக் குறிக்கிறது.
(iii) நிலைச் சொத்தினை மாற்றுவதற்காக 
1. இலாப நட்டக் கணக்கில் தேய்மானம் பற்று வைக்கப்படும் போது, அதற்கு சமமான தொகை வணிகத்தில் தக்க வைக்கப்படுகிறது அல்லது வணிகத்திற்கு வெளியே முதலீடு செய்யப்படுகிறது.
2. சொத்தின் பயனுள்ள வாழ்நாள் முடிவுக்கு வரும் போது வணிகத்தில் உள்ள வளங்களைக் கொண்டு ஒரு புதிய சொத்து வாங்க முடியும்.
(iv) வரிச் சலுகைகளைப் பெற
1. இந்திய வருமான வரிச் சட்டத்தின்படி, வணிக வருமானத்திற்கு வரி கணக்கிடும் போது தேய்மானம் வருமானத்திலிருந்து கழித்து காண்பிக்கப்பட வேண்டும்.
2. ஆகையால், வரிச் சுமையை குறைப்பதற்காக தேய்மானம் கணக்கிடப்பட்டு இலாப நட்டக் கணக்கிற்கு மாற்றப்படுகிறது.
(v) சட்டத் தேவையைப் பூர்த்தி செய்ய 
வருமானவரிச் சட்டத்திற்கு மட்டுமல்லாமல், பிற சட்டத்தின் சரத்துகளை பூர்த்தி செய்வதற்காக, நிலைச் சொத்தின் மதிப்பிலிருந்து தேய்மானம் நீக்கப்படுகிறது.

1. இருபாய்வு சமநிலையடையாத பொது வேறுபாட்டு தொகையை அனாமத்துக் கணக்கு என்ற தற்காலிகக் கணக்கில் பற்று அல்லது வரவு வைக்க வேண்டும்.
2. பற்று உறுப்புகளின் கூட்டுத் தொகையை காட்டிலும் வரவு இருப்புகளின் கூட்டுத் தொகையை மிகையாக இருக்கும் பொது பற்று வைக்கப்படும்.
3. மாறாக வரவு இருப்புகளின் கூட்டுத் தொகை பற்று இருப்புகளின் கூட்டுத் தொகையை வீடாக குறைவாக இருப்பின் வரவு வைக்க வேண்டும் 

(1) வங்கி அறிக்கையில் உள்ள பதிவுகளை, ரொக்க ஏட்டில் உள்ள பதிவுகளோடு ஒப்பிட்டுப் பார்க்கும் போது ரொக்க ஏட்டில் கணக்கீட்டு முறை நேர்மாறாக இருப்பதைக் காணலாம்.
(2) ரொக்க ஏட்டினை வணிகத்தின் நோக்கில் பதிவு செய்வதாலும், வங்கி அறிக்கையினை வங்கியின் நோக்கில் பதிவு செய்வதாலும் இவ்விரு ஏடுகளை ஒப்பிடும்போது நேர் மாறாக இருக்கும்.
(3) இரட்டைப் பதிவு முறை பின்பற்றுவதால், வங்கி அறிக்கையின் வரவு இருப்பு என்பது ரொக்க ஏட்டின் பற்று இருப்பைக் குறிக்கும்.
(4) வங்கி அறிக்கையின் பற்று இருப்பு என்பது ரொக்க ஏட்டின் வரவு இருப்பைக் குறிக்கும். ஏனென்றால் வங்கி இருப்பு சாதகமாக இருக்கும் பொழுது, வங்கியானது வணிகத்திற்கு கடனாளர் மற்றும் வணிகம் (வங்கியின் வாடிக்கையாளர்) வங்கியின் கடனீந்தோர் ஆவார்.
(5) வணிகம் வங்கியில் செலுத்தும் போது, வங்கியின் ஏடுகளில் வாடிக்கையாளர் வங்கியின் கடனீந்தோர் ஆவார்.
(6) வங்கியிலிருந்து, வணிகம் பணம் எடுக்கும் பொழுது, வங்கி வாடிக்கையாளருக்கு கொடுக்க வேண்டிய தொகை குறைவதால், வாடிக்கையாளரது கணக்கு பற்று வைக்கப்படுகிறது. இதன் விளைவாக வங்கி அறிக்கையில் (செல்லேடு) சாதகமான இருப்பு வரவு இருப்பாகவும், பாதகமான இருப்பு பற்று இருப்பாகவும் தோன்றும்.

ஒரு நடவடிக்கையில் ரொக்கம் மற்றும் வாங்கி என்ற இரு கணக்குகளும்தொடர்பு பெற்றிருந்தால் அந்நடவடிக்கையின் இரு தன்மைகளும் ரொக்க ஏட்டில்  பதியப்படுகின்றன.அவ்வாறு ஒரு நடவடிக்கையின் பற்று மற்றும் வரவுத் தன்மைகள், ரொக்க ஏட்டில் பதியப்பட்டால் அது எதிர்ப்பதிவு எனப்படும்.
உதாரணம்:
1. வங்கியில் பணம் செலுத்தியது
இது ரொக்க ஏட்டில் பற்றுப் பக்கத்தில் உள்ள வாங்கிப் பத்தியிலும் மற்றும் வரவுப் பக்கத்தில் உள்ள ரொக்கப் பத்தியிலும் பதியப்படும்.
2. வங்கியிலிருந்து அலுவலக செலவுகளுக்காக பணம் எடுத்து:
இது ரொக்க ஏட்டில் பற்றுப் பக்கத்தில் உள்ள ரொக்கப் புத்தியிலும் மற்றும் வரவு பக்கத்தில் உள்ள வாங்கிப் புத்தியிலும் பதியப்படும்.

செயல்முறை
(i) விற்பனையாளரின் பெயர் மற்றும் முகவரி, இடாப்பு எண் மற்றும் தேதியை உள்ளீடு செய்யவும்.
(ii) வாங்குபவரின் முகவரியை தட்டச்சு செய்யவும்.
(iii) அட்டவணையைட்டவணையை உருவாக்க – Insert தேர்வு செய்து Table / Insert Table அழுத்தவும். எத்தனை Column மற்றும் Row என்று தேர்வு செய்த பின் Ok பொத்தானை அழுத்தவும்.
(iv) எடுத்துக்காக்காட்டில் கொடுக்கப்பட்டுள்ள விவரங்களை தட்டச்சு செய்யவும்.
வெளியீடு
SOUTH INDIA Ltd.,                                                                        INVOICE
100, Kamarajar Salai,
Chennai – 600006.
Invoice # 009876
Invoice date 31-12-2017
Bill To
Prof. A. Rajesh
HSC College,
123, PH Road,
Chennai – 600001.

                                                                                                                                 Cashier