1) ஒரு வணிக நடவடிக்கைக்கு ஆதாரமான எழுத்து வடிவிலான அல்லது அச்சிடப்பட்ட ஆவணம் சான்றுச் சீட்டு ஆகும்.
(2) எடுத்துக்காட்டுகள்:
ரொக்க ரசீது, இடாப்பு, வங்கிச் செலுத்துச் சீட்டு.  

1. கணக்குகள் ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்திற்கு தயாரிப்பதை இக்கருத்துக்கு குறிக்கிறது.
2. உரிமையாளர்கள், முதலீட்டாளர்கள், கடனீந்தோர், பணியாளர்கள் மற்றும் அரசு ஆகியோர் அவ்வபோது நிறுவனங்களின் செயல்திறனை அறிந்து கொள்ள ஆர்வம் கொள்வதால் கணக்குகள் ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்திற்கு பொதுவாக ஒரு ஆண்டிற்கு தயாரிக்கப்பட வேண்டும்.
3. இக்கருத்து, உரிமையாளர்களுக்கு வணிகத்தின் வருமானத்தை பகிர்ந்தளிக்கவும் மற்றும் வெவ்வேறு காலங்களில் நிறுவனத்திறனை ஒப்பிட்டு பார்க்கவும், மதிப்பீடு செய்யவும் உதவுகிறது.

வணிகத்தில் தொடர்ந்து பயன்படுத்துவதற்காக வாங்கப்பட்ட அல்லது உருவாக்கப்பட்ட சொத்துகள் நிலைச் சொத்துகள் ஆகும். இவை பல வருடங்களுக்கு பயன் தரக்கூடிய சொத்துகள். உதாரணமாக, நிலம் மற்றும் கட்டடம், பொறி மற்றும் இயந்திரம், மோட்டார் வாகனங்கள், அறைகலன் முதலியன.

(i) ஒரு கணக்காண்டில் மேற்கொள்ளப்பட்ட செலவின் பயனானது எதிர்வரும் ஆண்டுகளுக்கும் தொடர்ந்து கிடைக்குமானால் அச்செலவு முதலினச் செலவு ஆகும்.
(ii) இச்செலவு ஏதேனும் ஒரு நிலைச்சொத்து வாங்குவதற்கோ, வியாபார நிறுவனத்தின் இலாபம் ஈட்டும் திறனை அதிகரிப்பதற்கோ மேற்கொள்ளப்படலாம். இது திரும்பத் திரும்ப நிகழாத தன்மையுடையது.

\({1,90,000-15,000\over 5}={1,75,000\over 5}=\) ரூ. 35,000

1. கொள்முதல் திருப்ப ஏடு ஒரு துணை ஏடாகும். இதில், ஏற்கனவே கொள்முதல் செய்து பெறப்பட்ட சரக்குகளை, ரொக்கம் உடனடியாக பெறாமல் சரக்கு அளித்தவருக்கே திருப்பி அனுப்புகின்ற நடவடிக்கைகள் பதிவு செய்யப்படுகின்றன.
2. சரக்குகள் அளித்தவருக்கே திரும்பச் செல்வதால், வெளித்திருப்பம் எனப்படுகின்றன.
3. இந்த ஏடு வெளித்திருப்ப ஏடு அல்லது வெளிச்செல் திருப்ப குறிப்பேடு என்று அழைக்கப்படுகிறது.

1. செலவிற்கும் நட்டத்திற்கும் - பற்று வை.
2. வருமானத்திற்கும் ஆதாயத்திற்கும் - வரவு வை.

(1) ரொக்கம், வங்கி மற்றும் தள்ளுபடி என்ற மூன்று தொகைப்பதிகளைக் கொண்டிருக்கும் ஏடு முப்பத்தி ரொக்க ஏடு ஆகும்.
(2) சாதாரண ரொக்க ஏடு மற்றும் இருபத்தி ரொக்க ஏடுகள் தயாரிக்கும் அதே முறையில்தான் இந்த ரொக்க ஏதும் தயாரிக்கப்படுகிறது.

பொறுப்புகள் அல்லது உரிமையாளர் பங்குகள் வணிக நிறுவனத்தின் மீது கோரப்பட்ட உரிமைகள் ஆகும்.இவை வணிக நிறுவனம் வெளியாட்கள் (புற நிதி)மற்றும் உரிமையாளர்களுக்கு (உடமையாளர் நிதி/அக நிதி)கொடுக்க வேண்டிய தொகையை குறிக்கிறது.
பொறுப்புகள் அதன் தன்மையைப் பொறுத்து கீழ்க்கண்டவாறு வகைப்படுத்தப்படுகிறது.
(அ)நிலை அல்லது நீண்ட காலப் பொறுப்புகள்.
ஒரு வருடம் அல்லது அதற்கு மேலான காலத்திற்குள் செலுத்தப்பட வேண்டிய பொறுப்புகள் நீண்டகாலப் பொறுப்புகள் எனப்படும்.
(ஆ) நடப்பு அல்லது குறுகிய கலாப் பொறுப்புகள்
ஒரு இயக்க சுழற்சிக்குள் அல்லது ஒரு வருட காலத்திற்குள் செலுத்த எதிர்பார்க்கும் செலவுகள் நடப்பு அல்லது குறுகிய காலப் பொறுப்புகள் ஆகும்.இவற்றில் வங்கி மேல்வரைப்பற்று , கடனீந்தோர், செலுத்தற்குரிய மாற்றுச்சீட்டு,கொடுப்பட வேண்டிய செலவுகள் முதலியன உள்ளடங்கும்.
(இ) நிகழ்வடையாப் பொறுப்புகள்
இவ்வகைப் பொறுப்புகள் இருப்புநிலைக் குறிப்பு தயாரிப்பின் போது பொறுப்புகளாக உறுதிப்படுத்தப்படாதவை ஆகும்.இவ்வகை பொறுப்புகள் நிகழாம் அல்லது நிகழாமல் இருக்கலாம்

கணக்கியல் சுழலின் படிநிலைகள் பின்வருமாறு:
(i) நடவடிக்கைகளை இனம் கண்டு குறிப்பேட்டில் பதிவு செய்தல்:
(1) கணக்கியலின் முதல் படிநிலையானது வணிகத்தின் நிதி நடவடிக்கைகளை அடையாளம் காண்பதாகும்.
(2) அனைத்து பணமதிப்பிலான நடவடிக்கைகள் தோற்றப்பதிவேடுகளில் (குறிப்பேடு) பதிவு செய்யப்படுகிறது.
(ii) எடுத்தெழுதுதல் மற்றும் இருப்புக் கட்டுதல்:
(1) பதிவுகளைக் குறிப்பேட்டிலிருந்து பேரேட்டிற்கு மாற்றுவது எடுத்தெழுதுதல் எனப்படும்.
(2) பதிவுகள் பொதுவான தலைப்பின்கீழ் வகைப்படுத்தப்பட்டு, பேரேட்டில் ஒவ்வொரு கணக்கிலும் எடுத்தெழுதப்படுகின்றன.
(iii) இருப்பாய்வு தயாரித்தல்:
(1) பேரேட்டு இருப்புகளின் பட்டியல் அதாவது இருப்பாய்வு தயாரித்தல், அடுத்த படிநிலையாகும்.
(2) இருப்பாய்வின் அடிப்படையில் நிதிநிலை அறிக்கைகள் தயாரிக்கப்படுகின்றன.
(iv) வியாபாரக் கணக்கு தயாரித்தல்:
(1) குறிப்பிட்ட கணக்காண்டிற்குறிய வியாபாரக் கணக்கு தயாரிப்பதே கணக்கியல் சுழலின் அடுத்த படிநிலையாகும்.
(2) அனைத்து நேரடிச் செலவுகள் மற்றும் நேரடி வருவாய்கள் வியாபாரக் கணக்கிற்கு மாற்றப்படுகின்றன.
(v) இலாப நட்டக் கணக்கு தயாரித்தல்:
(1) குறிப்பிட்ட கணக்காண்டிற்குரிய இலாப நட்டக் கணக்கு தயார் செய்வது கணக்கியல் சுழலின் அடுத்த படிநிலையாகும்.
(2) மொத்த இலாபத்துடன் அல்லது மொத்த நட்டத்துடன் அனைத்து மறைமுக வருவாய்கள் மற்றும் மறைமுகச் செலவுகள் இலாபநட்டக் கணக்கிற்கு மாற்றப்படுகின்றன.
(vi) இருப்பு நிலைக்குறிப்பு தயாரித்தல்:
(1) கணக்கியல் சுழலில் இருப்புநிலைக்குறிப்பு தயார் செய்வது இறுதி படிநிலையாகும்.
(2) இருப்புநிலைக்குறிப்பு, சொத்துகள் மற்றும் பொறுப்புகளின் இருப்புகளைக் காட்டும் ஒரு அறிக்கை.        

(i) இறுதிக் கணக்குகளின் முதன்மைப் பணியானது ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்தில் தொழிலின் உண்மையான மற்றும் நியாயமான இலாபத் தன்மை மற்றும் நிதிநிலை ஆகியவற்றை வெளிக்காட்டுவதாகும்.
(ii) இருப்பாய்வில் தோன்றக் கூடிய, ஒரு குறிப்பிட்ட கணக்கியல் காலத்தின் முழுமைக்குமான பேரேட்டுக் கணக்குகளின் இருப்புகளை அடிப்படையாகக் கொண்டு இறுதிக் கணக்குகள் தயாரிக்கப்படுகின்றன.
(iii) இறுதிக்கணக்குகளை தயாரிக்கும் பொழுது முழுமையான ஒரு கணக்கியல் காலத்திற்குரிய செலவுகளையும் வருமானங்களையும் கணக்கில் எடுத்துக் கொள்ள வேண்டும்.   

நேர்கோட்டு தேய்மான முறையின் நன்மைகள் பின்வருமாறு:
(அ) புரிந்து கொள்வதற்கு எளிது மற்றும் சுலபம் 
இம்முறையில் தேய்மானக் கணக்கீடு புரிந்துக் கொள்வதற்கு எளிமையாகவும், சுலபமாகவும் உள்ளது.
(ஆ) சமமான தேய்மான தாக்கம் 
1. இம்முறையில் ஆண்டுதோறும் சமமான தேய்மானத் தொகை இலாப நட்டக் கணக்கிற்கு மாற்றப்படுகிறது.
2. ஆகையால், இலாபத்தின் மீதான தேய்மான தாக்கம் ஒவ்வொரு ஆண்டும் சமமாக உள்ளது.
(இ) சொத்தின் மதிப்பு முழுவதும் நீக்கப்படுகிறது 
இம்முறையில், இறுதி மதிப்பு இல்லா நிலையில் சொத்தின் ஏட்டு மதிப்பானது பூஜ்ஜியத்திற்கும் அல்லது சொத்தின் பயனளிப்பு காலம் முடிவில் இறுதி மதிப்பளவிற்கும் குறைக்கப்படுகிறது.
குறைபாடுகள் 
நேர்கோட்டு முறையின் குறைபாடுகள் பின்வருமாறு:
(அ) சொத்தின் உண்மை பயன்பாட்டினை எடுத்துக் கொள்வது இல்லை 
1. சொத்தின் ஆரம்ப அடக்கவிலை மீது ஏற்கனவே தீர்மானிக்கப்பட்ட தேய்மான விகிதம் அடிப்படையில் ஒரு குறிப்பிட்ட தேய்மானத் தொகை ஒதுக்கப்படுகிறது.
2. ஆகையால் தேய்மானம் கணக்கிடப்படும் போது சொத்தின் உண்மையான பயன்பாடு எடுத்துக் கொள்ளப்படுவது இல்லை.
(ஆ) வட்டி காரணியை எடுத்துக்கொள்வது இல்லை 
1. சொத்திற்காக முதலீடு செய்வதால் ஏற்படும் வட்டி இழப்பை இம்முறை கணக்கில் எடுத்துக் கொள்வது இல்லை.
2. இந்தத் தொகை வணிக நிறுவனத்திற்கு வெளியே முதலீடு செய்திருந்தால் வட்டி ஈட்டப்பட்டிருக்கும் என்பதைக் கருத்தில் கொள்வது இல்லை.
(இ) இறுதி மதிப்பினை தீர்மானிப்பது கடினம் 
சொத்தினை நிறுவும் பொழுதே, நீண்ட ஆண்டுகளுக்கு பின்னர், சொத்தின் நிகர இறுதி மதிப்பினை தீர்மானிப்பது மிகவும் கடினம்.

1. இருபாய்வு சமநிலையடையாத பொது வேறுபாட்டு தொகையை அனாமத்துக் கணக்கு என்ற தற்காலிகக் கணக்கில் பற்று அல்லது வரவு வைக்க வேண்டும்.
2. பற்று உறுப்புகளின் கூட்டுத் தொகையை காட்டிலும் வரவு இருப்புகளின் கூட்டுத் தொகையை மிகையாக இருக்கும் பொது பற்று வைக்கப்படும்.
3. மாறாக வரவு இருப்புகளின் கூட்டுத் தொகை பற்று இருப்புகளின் கூட்டுத் தொகையை வீடாக குறைவாக இருப்பின் வரவு வைக்க வேண்டும் 

1. நடவடிக்கைகளை ஆய்வு செய்து அதிலுள்ள கணக்குகளை (தன்மையின் அடிப்படையில்) அடையாளம் காண வேண்டும்.
2. மேலே அடையாளம் கண்டா கணக்குகளை ஆள்சார் க/கு, சொத்துக் க/கு அல்லது பெயரளவுக் க/கு என்று பாகுபடுத்தி வேண்டும்.
3. மேலே பாகுபடுத்தப்பட்ட (ஒரு நடவடிக்கைக்கு தேவையான) இரண்டு கணக்குகளுக்கும் பற்று, வரவு விதிகளைப் பொருத்திப் பார்க்க வேண்டும்.
4. இரட்டைப் பதிவு முறையின் விதிகளைப் பயன்படுத்தி எந்த கணக்கினைப் பற்று வைக்க வேண்டும், எந்த கணக்கினை வரவு வைக்க வேண்டும் என கண்டறிய வேண்டும்.
5. நடவடிக்கை நடந்த நாளினை, நாள் பத்தியில் பதிவு செய்திட வேண்டும்.
6. பற்று வைக்க வேண்டிய கணக்கின் பெயரை விவரப் பத்தியின் இடது பக்கத்தில் மிகவும் நெருக்கமாக எழுத ஆரம்பித்து,  இறுதியில் "ப" என்று பதிவு செய்ய வேண்டும். இதற்கு எதிரான அதே வரியில் பற்று பத்தியில் பற்று வைக்கும் தொகையினை பதிவு செய்திட வேண்டும்.
7. வரவு வைக்க வேண்டிய கணக்கின் பெயரை இரண்டாவது வரியில் பக்க ஓரத்திலிருந்து சிறிது இஅடைவேளி விட்டு, விவர பத்தியில் எழுத வேண்டும்.அதே வரியில் எதிராக உலா வரவு பத்தியில் வரவு வைக்கும் தொகையினை பதிவு செய்திட வேண்டும்.
8. அடுத்த வரியில் விவரப் பத்தியில் சிறு விளக்கத்தினை பிறை அடைப்பில் கொடுக்க  வேண்டும்.

கணக்குகளை இருப்புகட்டுவதற்கு பின்வரும் வழிமுறைகளை பின்பற்ற வேண்டும்.
(i) பற்று பக்கத்தில்க் உள்ள தொகை புத்தியையும் மற்றும் வரவுப் பக்கத்தில் உள்ள தொகைபத்தியையும் தனித்தனியாக கூட்ட வேண்டும்.
(ii) இரண்டு பக்கங்களில் கிடைக்கப்பெற்ற மொத்த தொகைகள் வித்தியாசதை கணக்கிட வேண்டும்.
(iii) இவை இரண்டிற்கும் இடையே உள்ள வித்தியாச தொகையை, குறைவாக மொத்தத் தொகை உடைய பக்கத்தில் விவரப்பத்தியில் 'இருப்பு கீ/இ' என எழுதி, அந்த தொகையை தொகை பத்தியிலும், அதன் எதிரே நாள் பத்தியில் அந்த மாதத்தின் கடைசி நாளையும் குறிப்பிட வேண்டும்.
(iv) இப்போது பற்ற மற்றும் வரவு என்ற இருபத்திகளையும் கூட்ட வேண்டும். அவை சமமாக இருக்கும். இரு பக்கங்களின் அக்கூட்டுத் தொகையினை ஒரே கோட்டில் கிடைமட்டமாக பதிய வேண்டும்.
(v) வித்தியாசத்தி தொகையை கூட்டுத் தொகைக்கு கீழே எதிர்பக்கத்தில் கீழ் கொண்டு வரவேண்டும். விவரப்பத்தியில் கீழே கொணரப்பட்ட அவ்வித்தியாசத் தொகையினை எதிரே 'இருப்பு கீ/கொ' என எழுதப்பட்டு, நாள் பத்தியில் அடுத்த கணக்கியல் காலத்தின் முதல் நாழிகை குறிப்பிட வேண்டும்.
(vi) ஒரு கணக்கின் பற்றுப் பக்கத்தின் மொத்தம் அதிகமாக இருந்தால் அதன் இருப்புத்தொகை பற்று இருப்பு ஆகும். ஒரு கணக்கின் வரவு பக்கத்தின் மொத்தம் அதிகமாக இருந்தால், அதன் இருப்புத்தொகை வரவு இருப்பு ஆகும். இரண்டு பக்கங்களும் சமமாக இருந்தால் அக்கணக்கு எந்த இருப்பையும் காட்டாது.

1. ரொக்கப் பத்திகள் வழங்கும் போல இருப்புக் கட்டப்பட்டு அத்யு அடுத்த நாள் அல்லது காலத்திற்கு எடுத்துச் செல்லப்பட வேண்டும்.
2. இருந்த போதிலும் தள்ளுபடி பத்திகள் இருப்புக்கட்டப்படமாட்டாது.அவைகள் பற்றுப் பக்கம் தனியாகவும் மற்றும் வரவு பக்கம் தனியாகவும் கூட்டப்பட்ட வேண்டும்
3. பற்றுப்பக்கத்தில் உள்ள தள்ளுபடி பத்தியின் மொத்தம் வாடிக்கையாளர்களுக்கு அளித்த தள்ளுபடியைக் காட்டுகிறது.இத்தொகை அளித்த தள்ளுபடி கணக்கில் பற்று செய்யப்பட வேண்டும்.
4. வரவு பக்கத்தில் உள்ள தள்ளுபடியில் மொத்தம் பெட்ரா தள்ளுபடியை காட்டுகிறது. இத்தொகை பெட்ரா தள்ளுபடி கணக்கில் வரவு வைக்கப்பட வேண்டும்.
தள்ளுபடி பத்திகளில் பருவகால மொத்தம் கீழ்கண்டவாறு எடுத்துக் எழுதப்படுகிறது.
அளித்த தள்ளுபடி கணக்கில் பற்று பக்கத்தில் 'ரொக்க ஏடின்படி பற்பல கணக்கு'என்று பற்று செய்யப்படும்.
பெட்ரா தள்ளுபடி பத்தியின் பருவ கால மொத்தம் பெட்ரா தள்ளுபடி கணக்கில் வரவுப் பக்கத்தில் 'ரொக்க ஏட்டின் படி பற்பல கணக்கு' என்று வரவு செய்யப்படும்.

                                                         Rs
பற்பல கடனாளிகள்                  = 50,000
கழிக்க : கூடுதல் வாராக்கடன்  =  3,000
                                                     ________ 
                                                       47,000
                                                    _________
வாராஜயக்கடன் ஒதுக்கு  \([47,000 \times \frac {10}{100}]= Rs , 4,700\)
                                           சரிக்கட்டுப் பதிவு  

செயல்முறை
(அ) தூண் விளக்கப்படம்
(i) அட்டவணையில் கொடுக்கப்பட்டுள்ள தரவுகளை புதிய விரிதாளில் உள்ளீடு செய்யவும்.
(ii) அறை A1 முதல் B7 வரையிலான தரவு பரப்பைத் தேர்வு செய்யசெய்யவும்
(iii) Insert Menu சென்று Column Chart (3D) யை தேர்வு செய்யவும்
(iv) தூண் விளக்கப்படத்தை right click செய்து ‘Add Data Labels’ ஐ தேர்வு செய்யசெய்யவும்
(v) Layout - Chart Tools ஐ தேர்வு செய்யவும்
(vi) Axis Title தேர்வு செய்து அதற்கு பெயரிடவும்.

(ஆ) வரி விளக்கப்பக்கப்படம்
(i) அறை A1 முதல் B7 வரையிலான தரவு பரப்பைத் தேர்வு செய்யசெய்யவும்
(ii) Insert Menu சென்று Line Chart (2D) தேர்வு செய்யவும்
(iii) வரி விளக்கப்படத்தை right click செய்து ‘Add Data Labels’ ஐ தேர்வு செய்யவும்
(iv) Layout - Chart Tools – தேர்வு செய்யவும்
(v) Axis Title தேர்வு செய்து அதற்குப் பெயரிடவும்.

                                                                                                                                     குணசேகரனின் ஏடுகளில்